Что такое виртуальный офис и почему на него переходят компании

Сегодня внедрение цифровых технологий в рабочие процессы — необходимость, которая помогает наладить работу сотрудников и выстроить более эффективные коммуникации с клиентами. Представители отечественного малого и среднего бизнеса все чаще используют этот инструмент, чтобы повысить качество своих услуг и оптимизировать затраты.

Около 75% российских предприятий считают цифровизацию главным инструментом своего развития. Об этом РИА «Новости» заявила гендиректор содружества производственников «Цех» Найля Ильманбетова на встрече в Московской торгово-промышленной палате в феврале.

Один из главных инструментов цифровизации — виртуальный офис. Он позволяет работать в единой команде сотрудникам из разных уголков мира, решая одну из важнейших проблем бизнеса — дефицит кадров.

Предпринимателям доступны разные платформы, помогающие организовать деятельность онлайн-офиса. О том, как это работает, расскажем на примере Яндекс 360 для бизнеса.

Полноценная цифровая среда

В компаниях, использующих сервисы Яндекс 360 для бизнеса, рабочая документация хранится в общем облаке, доступ к нему открыт для каждого в любое время суток. Члены команды также получают персональные диски для хранения своих документов с детальной настройкой доступа, умным поиском и синхронизацией между устройствами.

Для контакта с партнёрами и отправки корпоративных объявлений в цифровой среде предусмотрена Почта, а для обмена рабочими сообщениями — Мессенджер. Сотрудники могут создавать тематические ветки обсуждений (треды), опросы, а также чат-боты для выполнения рутинных задач. Фильтры помогают быстро находить необходимые сообщения, есть возможность организовать конференц-колл. С помощью сервиса Заметки можно быстро резюмировать итоги совещаний и сразу отправить их всем участникам по почте или в мессенджере.

Сообщить партнёрам о последних новостях и акциях можно с помощью гибкой Рассылки, которая позволяет детально настраивать отправку писем и анализировать их эффективность. Писать тексты, создавать презентации и таблицы можно в редакторе Документы, который поддерживает самые популярные форматы. С одним файлом могут работать сразу несколько человек.

Проводить видеоконференции в любой точке земного шара позволит Телемост. Время сеансов не ограничено, присоединиться к ним могут до 10 тысяч зрителей одновременно, а видео и аудио можно записать и сохранить.

Внести все встречи в график и ничего не забыть поможет Календарь, где и получится следить за расписанием трансляций. Им можно поделиться со своими коллегами, чтобы синхронизироваться по времени.

Появившиеся в 2024 году сервисы, такие как система управления проектами Трекер, конструктор опросов Формы и база знаний организации Вики, позволяют эффективнее управлять проектами, распределять задачи, контролировать процесс выполнения, проводить опросы и собирать обратную связь, а также создавать структурированную корпоративную базу знаний.

Все эти сервисы дополняют друг друга, помогают оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упростить коммуникацию с командой, клиентами и партнёрами. Есть несколько тарифов Яндекс 360 для бизнеса, которые организации выбирают в зависимости от бизнес-потребностей и задач сотрудников.

В чём преимущества цифровой среды?

Российская разработка

В текущих реалиях, когда иностранные вендоры всё чаще транслируют сообщения об отключении российских пользователей от своих сервисов, многие организации ищут альтернативные решения на российском рынке.

Яндекс 360 для бизнеса отвечает всем требованиям отечественного законодательства. Дата-центры компании находятся на территории Российской Федерации. Процесс миграции с иностранных виртуальных офисов отработан до мелочей — проверено сотнями клиентов.

«Специфика нашего бизнеса — регламентированный на законодательном уровне контроль за информационной безопасностью. Мы строго следим за обработкой и сохранностью персональных и медицинских данных клиентов. Онлайн-офис 360 для бизнеса был выбран нами, поскольку по стоимости и функционалу этот вариант оказался оптимальным», — рассказывает сооснователь Best Doctor Филипп Кузнецов.

Легкий бесшовный переход

Перенести данные в новый виртуальный офис можно за один день или в несколько этапов. Сроки зависят от потребностей каждого клиента.

При необходимости быструю и бесшовную миграцию можно реализовать в считанные часы без остановки рабочих процессов в организации: система поддерживает режим «дозагрузки» изменений.

В Faberlic рассказали, что перенос на новую платформу занял у компании всего три дня. А в Major Logistics около двух тысяч сотрудников компании удалось перевести в Яндекс 360 для бизнеса в течение дня.

Безопасно

Ежедневное резервное копирование позволяет защитить клиентские данные от различных форс-мажоров, в том числе сбоев и поломок оборудования. Вся информация максимально защищена, поскольку дата-центры расположены в России. Механизм авторизации Яндекс ID не позволит проникнуть в систему посторонним, а встроенный антивирус и технология «Спамооборона» избавят от спама и вредоносных программ.

«Развёртывание собственного решения не окупилось бы и только отняло бы у нас время. В результате сделали выбор в пользу готового продукта — Яндекс 360 для бизнеса, потому что это стабильная и безопасная платформа: сервисы работают без перебоев и есть защита от DDoS-атак и вирусов. А ещё здесь простое администрирование: в настройках организации можно быстро редактировать данные пользователей и создавать подразделения и группы», — подчёркивает руководитель отдела сетевой архитектуры «ТОЧНО» Андрей Плотер.

С опытом других компаний по подключению цифровой среды, переходу на неё и подготовке своих сотрудников можно познакомиться здесь.

16+